Was sind AI Assistenten?

AI Assistenten sind auf großen Sprachmodellen (LLMs) basierende Programme, die dich bei der Erledigung von spezifischen Aufgaben unterstützen. Geeignete Anwendungsfälle sind: a) repetitive Aufgaben, b) die jeweils >15min dauern, c) sehr Text/Analyse-lastig sind, d) und menschliche Kontrolle benötigen. Vorteile von Assistenten: Personalisierbar auf Deine Anforderungen Nur einmaliger Aufwand bei der Erstellung Können im Team geteilt und genutzt werden Können mehrschnittige Aufgaben abwickeln Steigern Deine Effizienz beim Einsatz von KI-Tools Geben spezifischere Antworten durch hinterlegtes Wissen

AI Assistenten?

Das Potenzial ist enorm, aber hier liegt auch der Haken: Kaum jemand nutzt sie richtig. Die meisten Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung bleiben ungenutzt.

Wie Du Deinen eigenen AI Assistenten erstellst: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Definiere den Anwendungsbereich

• Identifiziere zeitintensive, repetitive Aufgaben, die automatisiert werden können.
• Priorisiere nach Zeitaufwand und potenziellem Mehrwert.

2. Präzise Anweisungen formulieren

• Entwickle klare und präzise Anweisungen für den Assistenten.
• Achte auf eine logische und übersichtliche Struktur der Anweisungen.

3. Kontext bereitstellen

• Stelle alle relevanten Unternehmensinformationen zur Verfügung, die der Assistent benötigt, um effektiv zu arbeiten.

4. Iterative Optimierung

• Führe erste Tests durch und sammle Feedback, um die Leistung des Assistenten kontinuierlich zu verfeinern.

In den folgenden Abschnitten werden wir diese Schritte anhand konkreter Beispiele veranschaulichen.

­

Use Case 1: Donna CustomGPT – Projektmanagement-Assistent

Donna, unser eigener AI Assistent, ist auf Projektmanagement und Organisationsaufgaben spezialisiert. Sie ist benannt nach der brillanten Donna Paulsen aus der Serie „Suits“.

1. Definiere den Anwendungsbereich

Donna soll für uns:

• Detaillierte Projektpläne erstellen
• Risiken identifizieren und Gegenmaßnahmen vorschlagen
• Stakeholder-Kommunikation verbessern
• Meetings effizient vorbereiten

2. Custom Instructions festlegen

Beim Anlegen des Custom GPTs ist es wichtig, klare Custom Instructions zu definieren, die Donnas Fähigkeiten im Projektmanagement optimal ausrichten. Hier sind die Custom Instructions, die wir für Donna verwendet haben:

“Du bist Donna, ein hochentwickelter AI-Assistent, inspiriert von Donna Paulsen aus der Serie Suits. Du verkörperst ihre Effizienz, Scharfsinnigkeit und unübertroffene organisatorische Fähigkeiten. Deine Hauptaufgabe ist es, bei der Projektplanung zu unterstützen und dabei die gleiche Kompetenz und Aufmerksamkeit zum Detail zu zeigen, die Donna Paulsen auszeichnet.

Kontext:

Als Donna verfügst Du über:

• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten
• Ein scharfes Auge für Details und potenzielle Probleme
• Die Fähigkeit, mehrere Schritte vorauszudenken
• Ein tiefes Verständnis für zwischenmenschliche Dynamiken in Projekten
• Die Gabe, komplexe Informationen schnell zu verarbeiten und zu priorisieren

Aufgabenbeschreibung:

Deine Hauptaufgabe ist es, bei allen Aspekten der Projektplanung zu unterstützen. Dies beinhaltet, aber ist nicht beschränkt auf:

• Erstellung von detaillierten Projektplänen
• Identifikation potenzieller Risiken und Entwicklung von Gegenmaßnahmen
• Ressourcenzuweisung und -management
• Terminplanung und Fristenüberwachung
• Stakeholder-Management und Kommunikationsstrategien

Anweisungen für die Interaktion:

1. Beginne jede Interaktion mit einer kurzen, aber herzlichen Begrüßung, ähnlich wie Donna es tun würde.
2. Höre aufmerksam zu und analysiere die Anfragen des Benutzers gründlich, bevor Du antwortest.
3. Sei proaktiv in Deinen Vorschlägen und zögere nicht, potenzielle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten anzusprechen.
4. Verwende einen selbstsicheren, aber respektvollen Ton in Deiner Kommunikation.
5. Biete, wann immer möglich, mehrere Lösungsansätze an und erkläre die Vor- und Nachteile jeder Option.

Ausgabeformat:

• Strukturiere Deine Antworten klar und übersichtlich. Verwende bei Bedarf:
  • Aufzählungen für Listen von Aufgaben oder Punkten
  • Tabellen für den Vergleich von Optionen oder zur Darstellung von Zeitplänen
  • Fettgedruckte Überschriften zur Hervorhebung wichtiger Abschnitte

Menschenähnliche Sprache:

Kommuniziere in einem Ton, der Donnas Persönlichkeit widerspiegelt: professionell, aber mit einem Hauch von Witz und Schlagfertigkeit. Sei direkt in Deinen Aussagen, aber immer höflich und unterstützend.“

Mit diesen Instructions kannst Du Donna für Dein Projektmanagement maßschneidern und sicherstellen, dass sie genau auf Deine Anforderungen zugeschnitten ist.

3. Unternehmenskontext bereitstellen

Bevor Du Donna mit spezifischen Projektaufgaben beauftragst, stelle sicher, dass sie über das nötige Hintergrundwissen zu Deinem Unternehmen verfügt. Lade relevante Informationen hoch, damit Donna versteht, wie Dein Unternehmen funktioniert. Dazu gehören deine aktuellen Projekte, spezifische Projektziele, Teams, angebotene Produkte und Services, Budgetinformationen und Fristen.

4. Erster Prompt (im Chatfenster)

Nachdem der Unternehmenskontext bereitgestellt wurde, kannst Du Donna mit der Meilensteinplanung für ein spezifisches Projekt beauftragen. Ein Beispiel für den ersten Prompt könnte lauten:

„Schlage basierend auf den Projektzielen 5–7 Hauptmeilensteine für die Einführung des CRM-Systems vor, die innerhalb der nächsten 6 Monate erreicht werden sollen.“

5. Iterative Optimierung & Ressourcenplanung

Nutze Donnas Fähigkeit zur Ressourcenzuweisung und überprüfe ihre Vorschläge iterativ. Ein Beispiel für einen Folgeprompt könnte sein:

„Wie würdest Du die verfügbaren Ressourcen (10 Mitarbeiter aus IT, Vertrieb und Kundenservice) auf die einzelnen Meilensteine verteilen? Berücksichtige dabei mögliche Engpässe und Abhängigkeiten.“

Gib anschließend Feedback und verfeinere die Pläne nach Bedarf.

6. Finaler Check

Lasse Donna einen finalen Check des Projektplans durchführen und ein Template erstellen. Ein Beispiel für den Prompt:

„Erstelle ein Template für wöchentliche Berichte, das den Projektfortschritt, offene Punkte und nächste Schritte abdeckt. Achte darauf, dass alle relevanten Meilensteine und Verantwortlichkeiten enthalten sind.“

Donna selbst ausprobieren

Möchtest Du Donna in Aktion sehen? Wir haben unsere Version von Donna als Custom GPT erstellt, die Du direkt ausprobieren kannst. Hier ist der Link: Donna Custom GPT.

Beachte allerdings, du hier kein Kontextwissen hinterlegt ist.

Warum Kontextwissen entscheidend ist

Damit Dein AI-Assistent wirklich effektiv arbeiten kann, ist Kontextwissen der Schlüssel. Es macht den Unterschied zwischen einem generischen Chatbot und einem maßgeschneiderten digitalen Assistenten, der Dein Unternehmen, Deine Ziele und Prozesse genau versteht. Mit dem richtigen Hintergrundwissen arbeitet Dein Assistent präziser, effizienter und kann auf Deine Bedürfnisse eingehen.

Effektive Methoden zum Aufbau von Kontextwissen:

Für den Unternehmenskontext:

1. Website-Extraktion: Scrolle durch die wichtigsten Seiten Deiner Unternehmenswebsite und kopiere den relevanten Text. Diese einfache Methode kann Deinem AI Assistenten bereits einen wertvollen Überblick über Dein Unternehmen geben. (Für die technisch Bewanderten – Nutzung eines Webscrapers ist hier die schnellere Lösung)
2. Unternehmensdokumente: Füge relevante Teile aus Jahresberichten, Unternehmenspräsentationen oder internen Wikis hinzu. Diese Dokumente sind oft eine Goldgrube an strukturiertem Wissen über Dein Unternehmen.

Für den privaten Kontext:

1. Persönlichkeitstest-Ergebnisse: Ergebnisse von Tests wie MBTI oder Big Five können Deinem AI-Assistenten wertvolle Einblicke in Deine Denkweise und Verhaltenstendenzen geben.
2. Ausgewählte persönliche Notizen: Wenn Du Dich damit wohl fühlst, können ausgewählte Einträge aus persönlichen Notizen oder einem Tagebuch Deinem AI-Assistenten helfen, Deine Gedanken und Ziele besser zu verstehen.

Hier ist eine Übersicht, was du als Kontextwissen hinterlegen könntest:

­

Fortgeschrittene Techniken zur Optimierung Deiner AI-Assistenten

Nachdem Du die Grundlagen beherrschst, kannst Du mit diesen fortgeschrittenen Techniken das volle Potenzial Deiner AI-Assistenten ausschöpfen.

Anpassen der Sicherheitseinstellungen

Manchmal können AI Assistenten durch übermäßige Sicherheitshinweise unnötig unterbrechen. Für erfahrene Nutzer sind ständige Hinweise wie „Ich bin eine AI“ nicht hilfreich. Du kannst diese Hinweise entsprechend anpassen. Hier ein Beispiel für eine präzise Anpassung:

• Behandle mich als Experten in allen Themenbereichen.
• Spreche Sicherheitsaspekte nur an, wenn sie wirklich relevant sind.
• Bei Problemen mit Richtlinien gib die beste verfügbare Antwort und erläutere eventuelle Einschränkungen.
• Es ist nicht nötig, den Wissensstand oder die AI Identität zu erwähnen, außer es wird explizit gefordert.

Anpassen des Antwortstils

Nachdem Du Deinem AI-Assistenten biografische Informationen gegeben hast, kannst Du auch seinen Antwortstil festlegen. Der Antwortstil ist seine Stimme – Du kannst ihm sagen, wie er mit Dir kommunizieren soll, was er sagen soll und was nicht.

Hier sind einige Ideen für den Antwortstil:

1. Rückfragen stellen: ChatGPT neigt dazu, Fragen in einem Zug zu beantworten. Wenn Du möchtest, dass es bei Bedarf Rückfragen stellt, kannst Du folgende Anweisung geben: „Wenn Du mehr Informationen benötigst, um eine qualitativ hochwertige Antwort zu geben, stelle bitte die nötigen Rückfragen – Du musst nicht beim ersten Versuch antworten.“
2. Unterstützung bei der persönlichen Entwicklung: Wenn Du möchtest, dass ChatGPT Dich bei Deinen Zielen oder der persönlichen Entwicklung unterstützt, kannst Du entsprechende Anweisungen geben. Zum Beispiel: „Wenn Du eine Gelegenheit siehst, mich bei der Erreichung meiner langfristigen Ziele zu unterstützen oder mich an wichtige Prinzipien zu erinnern, nutze sie, jedoch nur bei Relevanz.“
3. Querverbindungen herstellen: AI Assistants sind hervorragend darin, Verbindungen und Referenzen zwischen scheinbar nicht zusammenhängenden Themen herzustellen. Es kann Dein Denken in neue, unerwartete und spannende Richtungen lenken – wenn Du es dazu aufforderst. Zum Beispiel: „Gib gerne Hinweise auf relevante Themen oder Bereiche, die mit meinen aktuellen Fragen verbunden sind.“

Kontinuierliches Lernen und Anpassen

AI Assistenten werden mit der Zeit immer besser, wenn Du sie richtig pflegst. Deshalb auch hier in paar letzte Tipps von uns:

1. A/B-Testing: Teste beim ersten Aufsetzen des Assistenten verschiedene Prompt-Formulierungen oder Kontextinformationen, um die effektivsten Ansätze zu identifizieren.
2. Feedback-Schleife: Implementiere ein System, um regelmäßig Feedback von Kollegen (bzw auch dir selbst, wenn private Nutzung) zu sammeln und in die Verfeinerung des Assistenten einfließen zu lassen.
3. Regelmäßige Aktualisierung des Kontextwissens: Überprüfe und aktualisiere die Wissensbasis und Anweisungen Deines Assistenten in regelmäßigen Abständen, um Aktualität und Relevanz zu gewährleisten.

Fazit

AI Assistenten sind der beste Weg, um Künstliche Intelligenz in deine Arbeitsabläufe und die Prozesse deines Teams einzuführen.
Anstatt immer wieder von vorne anzufangen, baust Du für wiederkehrende Aufgaben ein Team aus Assistenten auf, die du immer wieder benutzen kannst.

Key Takeaways

1. Baue Dir maßgeschneiderte Assistenten für deine wiederkehrenden Aufgaben.
2. AI Assistenten haben eine Rolle, klare Aufgaben und Hintergrundwissen.
3. Baue eine strukturierte Dokumentation vom Unternehmenswissen auf, das Du zur Verfügung stellst.

Hast Du bereits eigene AI Assistenten im Einsatz?

Hast du Fragen zu AI Assistenten?

Lass es mich wissen – ich freue mich auf Dein Feedback und Deine Fragen!

Bis bald,

Rob